Dokumentacja techniczna
w projektach fit-out

Już na początkowym etapie rozmów na temat inwestycji powinny być przygotowane wstępne plany aranżacji oraz kosztorys, abyś jako Inwestor mógł zrewidować koncepcję optymalizacji przestrzeni oraz potencjalnej opłacalności inwestycji.

Kolejnym krokiem jest przygotowanie szczegółowych wizualizacji przestrzeni. Profesjonalna wizualizacja powierzchni użytkowej zapewnia powodzenie na późniejszych etapach realizacji aranżacji.  Obok spaceplan tworzone są: projekt budowlany i projekt wykonawczy.

Wśród dokumentów, które powinny być przygotowane i podpisane przed rozpoczęciem projektu w modelu Design & Build są między innymi:

• Analizy techniczne,
• Projekty funkcyjnonalne, koncepcyjne (space plany),
• Projekty budowlane,
• Projekty wykonawcze,
• Projekty wnętrz i wizualizacje przestrzeni,
• Wstępny kosztorys i finalne budżetowanie
• Harmonogram prac,
• Harmonogram zamówień,
• Karty materiałowe,
• Protokoły negocjacji z podwykonawcami,
• Umowy z dostawcami i podwykonawcami

Etap przygotowań kończy się podpisaniem umowy między stronami, zawierającą m.in. harmonogram projektu oraz końcową ofertę Wykonawcy Fit-Out przygotowana w oparciu o kosztorys potwierdzone przez dostawców i wykonawców.

Przed przystąpieniem do prac niezbędne jest pozyskanie pozwoleń i decyzji administracyjnych, jeśli są wymagane, umożliwiających wejście na budowę (w przypadku nowych budynków) oraz ustalenia stanu początkowego lokalu (istniejące lokale). Należy pamiętać również o takich kwestiach jak dokumentacja branżowa, uzgadnianie projektów oraz ich weryfikacja ze standardem budynku. W tym czasie gromadzone są:

• Warunki standardów budynkowych
• Decyzje pozwolenia na budowę
• Protokoły przekazania lokalu przed przystąpieniem do robót
• Oceny stanu technicznego powierzchni i urządzeń

W trakcie projektu jakiekolwiek zmiany powinny być uzgadniane ze wszystkimi interesariuszami realizacji, na których działania lub cele wpływa dana zmiana. Wynika to z faktu, iż  właściwa sekwencja zdarzeń w zakresie prac i dostaw materiałów oraz rodzaj materiałów mają bezpośredni wpływ na efektywność realizacji. Dobrze zaplanowana logistyka w projekcie fitout nie tylko sprawia, że prace prowadzone są bez przerw na oczekiwanie na materiały i wyposażenie, ale również nie wykluczają się wzajemnie  (np. podłogi nie są kładzione przed malowaniem ścian tylko dlatego, że brakuje miejsca na magazynowanie paneli).  Każda aktualizacja w zakresie materiałów oraz terminów wymaga pisemnego potwierdzenia, o których podpisanie zadbać powinien Project Manager Ft-Out, najlepiej w formie:

• Polecenia zmian,
• Aktualizacji harmonogramów i zamówień

Etap zaawansowania prac powinien być regularnie weryfikowany na placu budowy przez Kierownika Projektu i dokumentowany w postaci:

• Polecenia zmian,
• Protokołów zaawansowania robót,
• Protokołów częściowych odbioru prac

Wszelkie protokoły i zmiany powinny być akceptowane przez wszystkie strony projektu.

Dokumentacja powykonawcza jest ostatnim etapem realizacji Fit-out, w który zaangażowany jest dział realizacji. Jednocześnie to początek i podstawa fazy utrzymania i konserwacji w cyklu życia budynku. Jakość dokumentacji pochodząca z etapu przekazania budynku ma kluczowe znaczenie dla prawidłowej konserwacji budynku.

Dokumentacja powykonawcza zawiera m.in.:

• Protokół odbioru prac,
• Pozwolenia na użytkowanie,
• Gwarancje producenta,
• Instrukcje obsługi i serwisu,
• Rysunki powykonawcze,
• Protokoły z testów i zakończonych przeglądów,
• Zaświadczenia o ukończeniu budowy.

Kompletny bezusterkowy odbiór techniczny oraz zebranie pełnej dokumentacji jest czasochłonne i wymaga wiedzy technicznej. Dokumentacja powykonawcza daje gwarancję poprawnego wykonania aranżacji i stanowi dowód, w jaki sposób faktycznie zostały zrealizowane prace budowlane.