Funkcja oraz czynniki sukcesu Project Managera
w projektach fit-out

Rola Project Managera Fit-Out jest kluczowa w projekcie aranżacyjno-wykonawczym, ponieważ to on koordynuje całokształt przygotowań, prac i rozliczeń oraz zarządza komunikacją wszystkich interesariuszy realizacji, w tym m.in. długiej listy wykonawców i dostawców, najemcy/właściciela lokalu biurowego jako Klienta końcowego, usługowego lub prywatnego oraz pozostałych kontrahentów tj. m.in. zarządca lub właściciel budynku, studio aranżacji wnętrz, biura architektoniczne.

Wykończenie dużej powierzchni biurowej czy handlowej w najwyższej jakości, najkorzystniejszym budżecie i najlepiej przed terminem z zapewnieniem spełnienia oczekiwań przyszłego najemcy oraz dobrej atmosfery, zrozumienia i porozumienia wszystkich stron na każdym etapie projektu, to spore wyzwanie wymagające wielu, często sprzecznych, kompetencji. Dlatego tak ważne jest, by zarządzanie projektem Fit-Out powierzyć doświadczonemu specjaliście z obszerną wiedzą techniczną (w branżach: elektrycznej, budowlanej i sanitarnej oraz w obszarze wykończenia wnętrz), ale również umiejętnościami zarządczymi, komunikacyjnymi i relacyjnymi.

Wielozadaniowy i wieloaspektowy charakter pracy Project Managera aranżacji sprawia, że ma on bezpośredni wpływ na powodzenie lub niepowodzenie danej realizacji. To czy Kierownik Projektu Fit-Out odniesie sukces zależy od kilku czynników opisanych niżej.

W odróżnieniu od Kierownika budowy skuteczny Project Manager nie kieruje jedynie ekipami wykonawczymi, ale koordynuje wszystkie strony i aspekty wpływające na powodzenie projektu. Podstawą dla realizacji wszystkich zadań Project Managera jest jego znajomość i właściwe rozumienie potrzeb Klienta oraz realnych możliwości i sposobu pracy dostawców i wykonawców na każdym etapie projektu.

Od planowania harmonogramu prac, przez niezbędne aktualizacje, po koordynację w czasie rzeczywistym, dobry Project Manager jest stale na bieżąco z interesami wszystkich stron projektu.  Konsultuje i uzgadnia potrzeby, zarządza komunikacją między stronami, zna status projektu i ewentualne problemy i rozwiązuje je w sposób klarowny dla wszystkich interesantów.

Zapewnienie właściwej trójstronnej komunikacji między Project Managerem, klientem i ekipami wykonawczymi jest możliwe wyłącznie przy wsparciu zwinnej komunikacji bezpośredniej oficjalną dokumentacją w formie pisemnej.

Przepływ informacji w formie spotkań z potwierdzeniem w udokumentowanej formie z jednej strony pozwala utrzymać dobrą atmosferę projektu, w której wszystkie strony są świadome i zaagażowane w ustalenia; z drugiej – zapewnie właściwe rozumienie i ogranicza ryzyko pomyłek.

Przykładowo wszelkie modyfikacje w rozwiązaniach materiałowych lub harmonogramach, które w projektach tak kompleksowych jak fit-out zdarzają się stosunkowo często – winny być potwierdzane przez strony w postaci polecenia zmian i aktualizacji harmonogramów i zamówień.

Regularnie powinien być również weryfikowany i aktualizowany status prac w postaci Protokołów zaawansowania robót oraz Częściowych odbiorów prac. Więcej o dokumentacji projektów fit-out

Rolą Kierownika Projektu Fit-Out jest zaplanowanie dostaw materiałów i wyposażenia oraz prac w taki sposób, aby nie blokowały poszczególnych ekip, przestrzeni oraz nie wykluczały się wzajemnie; na przykład zbyt wczesne dostarczenie na budowę mebli lub wykładziny może spowodować nie tylko utrudnienie pracy ekipom od podłóg, ale również potencjalne uszkodzenie dostarczonych materiałów.  Ustalenie możliwej i wydajnej sekwencji działań na budowie to spore wyzwanie dla Fitout Project Managera, ponieważ większość wykonawców wolałaby wkroczyć na plac jako ostatnia i najchętniej jedyna ekipa.

W procesie planowania ważne jest uwzględnienie kalendarza wykonawców, producentów, dostawców i firm transportowych wraz z terminami ich dostaw oraz zestawienie ich ze świętami, porą roku, dostępością aranżowanej przestrzeni, ewentualnym miejscem magazynowania. Przy tym należy mieć na uwadze zapewnienie komfortu właściciela budynku i innych najemców.

Logistyka dostaw to również kluczowy aspekt zarządzania projektem aranżacyjno-wykonawczym.

Projekty fit-out są z założenia personalizowane – aranżacja winna być nie tylko spójna pod względem dekoracji wnętrz, ale również wzmacniać identyfikację wizualną marki właściciela remontowanej przestrzeni.  Oznacza to, iż w projektach fit-out nie da się zastosować jednorodnego, „hurtowego” rozwiązania w zakresie zakupów pod wiele projektów jednorazowo. Tym samym w praktyce każdy harmonogram zamówień jest realizowany przez Project Managera indywidualnie.

Co prawda istnieje pewna część zakupów, szczególnie w zakresie materiałów budowlanych, które są relatywnie uniwersalne. Te dla optymalizacji kosztów zamówień od stałych dostawców realizuje się w miarę możliwości hurtowo pod kilka projektów. Jednak brak zaplecza magazynowego charakterystyczny dla projektów fit-out ogranicza skalę takiego działania. Project Manager Fit-Out zazwyczaj nie dysponuje placem, na którym mógłby składować materiały do późniejszego wykorzystania, stąd niezbędna jest koordynacja dostaw materiałów i sprzętu w czasie rzeczywistym, w dodatku spójnie z harmonogramem prowadzonych prac.

Spełnienie wszystkich powyższych czynników sukcesu aranżacji jest możliwe tylko, gdy Kierownik Fitout bywa na budowie. Obecność Project Managera i kontrola postępów prac na miejscu nie tylko sprzyja zwiększeniu efektywności nawet sprawdzonych ekip, ale również pozwala na wyprzedzenie ewentualnych problemów. Tylko odbiór prac na miejscu, bezpośrednie rozmowy z pracownikami ekip oraz kontrola jakości wykonania dają gwarancję dostrzeżenia zmian niezbędnych w projekcie. Jeśli więc w realizowanym przez Ciebie projekcie aranżacyjno-wykonawczym Kierownik Projektu zarządza pracami wyłącznie przez telefon, wiedz, że Twój projekt nie skończy się dobrze.

Dobry projekt aranżacyjno-wykonawczy to projekt zrealizowany w optymalnym budżecie. Doświadczony Project Manager panuje nad kosztami projektu w czasie rzeczywistym. W przypadku zmian skutecznie negocjuje najlepsze warunki w imieniu Klienta, korzystając ze zbudowanych relacji z dostawcami i producentami oraz szuka najkorzystniejszego rozwiązania.

Dobry Project Manager projektów aranżacyjno-wykonawczych powinien:

• mieć zbudowane relacje z wieloma rekomendowanymi producentami tych samych produktów i materiałów dla umożliwienia negocjacji cen i warunków dostaw,
• skutecznie zarządzać harmonogramem zakupów, prac i dostaw,
• znać i rozumieć interesy wszystkich stron projektu na każdym etapie,
• dbać o komunikację i relacje interesariuszy projektu
• potwierdzać status i rozumienie projektu właściwą dokumentacją
• nadzorować prace na miejscu
• kontrolować budżet i efektywność projektu