Czy projekt biura może podnieść dobrostan pracowników w dobie nagminnego wypalenia zawodowego?

Z danych opublikowanych na money.pl w grudniu 2022 wynika, iż zwolnienia lekarskie z powodu zaburzeń psychicznych w 2021 wynosiły 25,2 mln dni absencji chorobowej pracowników, przy czym najczęstszą dolegliwością była depresja. Dodatkowo z powodu złego samopoczucia i zmęczenia w 2021 roku wystawiono 261 tys. zwolnień na łączną liczbę 1,3 mln dni. W porównaniu z 2021 rokiem wzrost w tym obszarze był ponad dwukrotny.  (Zobacz więcej na:  Depresja w pracy dziś )

W raporcie ZUS „Zdrowie psychiczne w środowisku pracy” z 2021 roku, stanowiącym podsumowanie badań przeprowadzonych na pracownikach różnych firm, mniej i bardziej znanych marek (Zobacz więcej na: Raport ZUS na temat zdrowia psychicznego pracowników), zostały zawarte rekomendacje psychologa dla pracodawców w zakresie wsparcia zdrowia psychicznego i emocjonalnego osób zatrudnionych w środowisku pracy.

Wśród rekomendacji dla pracodawców w zakresie wsparcia samopoczucia pracowników – w tym wygląd biura, aranżacja przestrzeni i zasady fukcjonowania biura – znalazły się m.in.:

• zaoferowanie dostępu do specjalistycznej pomocy psychologicznej w miejscu pracy;
• wdrożenie programów skoncentrowanych na promowaniu zdrowia psychicznego oraz profilaktycznych, przeciwdziałających wypaleniu zawodowemu, depresji, zaburzeniom lękowym czy chronicznemu stresowi;
• wdrożenie kursów radzenia sobie ze stresem oraz relaksacji;
• organizacja treningów umiejętności społecznych i komunikacyjnych oraz treningów zarządzania sobą w czasie;
• szkolenia z zakresu prewencji wobec problemów zdrowia psychicznego dla kadry zarządzającej;
• zapewnienie integracji zespołu i prawidłowej atmosfery w pracy;
• organizacja imprez integracyjnych oraz dni rodzinnych, podczas których pracownicy mogą zaprezentować członkom swoich rodzin miejsce pracy;
• zapobieganie nadmiernemu obciążaniu pracą ze strony przełożonych i dopasowanie obowiązków do kompetencji;
• w miarę możliwości zaoferowanie elastycznych warunków oraz godzin pracy;
• zapewnienie przestrzeni dla pracowników do wyciszenia i relaksu;
• umożliwienie przyprowadzania zwierząt do biura, co korzystnie wpływa na rozładowanie napięcia i stresu;
• promowanie aktywności fizycznej i zdrowego stylu życia.

Jednocześnie wśród zaleceń wskazanych pracownikom celem dbania o własne zdrowie znalazły się:

• praktykowanie zdrowego stylu życia oraz aktywności fizycznej;
• rozwijanie umiejętności z zakresu metod radzenia sobie ze stresem i zarządzania czasem;
• właściwy project flow;
• dbałość o work-life balance;
• kontrola w zakresie nadmiernego perfekcjonizmu;
• troska o czas wolny i relaks, rozwijanie i pielęgnowanie pasji, realizacja zainteresowań;
• planowanie i organizowanie dłuższych przerw w pracy/urlopów (minimum 7 dni);
• pielęgnowanie życia rodzinnego i towarzyskiego;
• odpoczynek od telefonów komórkowych, urządzeń elektrycznych i social mediów.

Choć to badanie ZUS, w tym przypadku trudno nie zgodzić się z którąkolwiek z rekomendacji psychologów zawartych w raporcie i warto wziąć je sobie do serca, zarówno będąc w roli pracownika jak i pracodawcy. Z uwagi na doświadczenie GoodRoom w obszarze aranżacji i wykonawstwa przestrzeni biurowych i usługowych jako miejsc pracy, w naszej analizie udogodnień dla pracowników i czynników budowania ich dobrego samopoczucia w pracy, skupiliśmy się na aspektach związanych z zadbaniem o właściwy projekt przestrzeni biurowej i komercyjnej. Na te elementy dobrostanu pracowników mamy wpływ jako generalny wykonawca biur w Warszawie i w dużych miastach w całej Polsce – podkreśla Robert Zdunek, Managing Partner, GoodRoom

W odniesieniu do rekomendacji wynikających z raportu ZUS, ale również BCG COVID-19 Employee Sentiment Survey (2020) i własnych doświadczeń i know-how Zespołu Architektów GoodRoom wynika, iż aspekty związane z poprawą samopoczucia pracowników wynikających z projektu aranżacji i wyposażenia biura można podzielić na fizyczne i mentalne.

Dobrze zaprojektowane biuro powinno być postrzegane jako przestrzeń wspierającą życie prywatne, oferując więcej niż tylko udogodnienia wynikające z miejsca pracy. Skuteczna arażacja biura to projekt zapewniający przestrzeń jednocześnie do pracy indywidualnej i w grupie, aktywności fizycznej, relaksu, integracji z innymi i wiele innych – dodaje Robert Zdunek

• przestrzeń pracy dla każdego, czyli multifunkcjonalność biura – pomieszczenia powinny łączyć kilka funkcji w jednym i umożliwiać zróżnicowany sposób pracy (przestrzenie pracy indywidualnej i wspólnej, przestrzenie relaksu i brainstormingu, itp.),
• komfort w biurze „jak w domu”, czyli zróżnicowane funkcje mebli – od biurek z krzesłami biurowymi, przez pufy-worki i palety przystosowane do siedzenia, po wygodne, miękkie sofy;
• łączenie ludzi, czyli przestrzeń integracji przy zdrowym posiłku – m.in. aneks kuchenny lub przestrzeń kawiarniana pozwalające na wygodne przygotowanie zdrowego, domowego posiłku lub wspólny lunch i kawę;
• promowanie aktywności fizycznej, czyli przestrzeń treningowa w biurze – od zawieszenia worka treningowego w biurze, przez kameralną siłownię, po wynajem przestrzeni w biurowcu, w którym dostępna jest, nawet całodobowa, profesjonalna siłownia;
• zdrowie kręgosłupa, czyli funkcjonalne meble w biurze – biurka-stoły z podnoszymi blatem, regulowane krzesła i ekrany.

• odprężenie, czyli przestronność biura – dająca spokój psychiczny ale i umożliwiająca skupienie uwagi, które osiągnąć można między innymi poprzez zamykane, chowane przestrzenie biurka i zabudowy meblowe nadające harmonijnego wyglądu przestrzeni biurowej;
• biuro „udomowione”, czyli jak wykroczyć poza typowe udogodnienia miejsca pracy – biuro pozwalające na wypełnienie przynajmniej części zadań, które, załatwiane w pośpiechu po pracy, stresują i nie pozwalają wyciszyć się wieczorem, np. dostęp do pralni chemicznej w biurze, myjnia w biurowcu, a nawet przedszkola na terenie firmy;
• odpoczynek od urządzeń elektrycznych i social mediów, czyli strefy ciszy i przestrzenie relaksu dla osób wymagających „wyłączenia się” – optymalna i rekomendowana strefy ciszy od pracy trwa 20 minut – dotyczy to zarówno pracy w biurze, jak i w domu; w przestrzeniach biurowych w jej realizacji pomóc mogą pokoje medytacyjne, kabiny sypialne i strefy bez połączenia internetowego czy telefonicznego.
• wspieranie integracji, czyli chill-roomy do wspólnej zabawy – strefy do gry aktywizujące pracowników do wspólnej zabawy w luźnej atmosferze;
• wnętrze biura „dla każdego”, czyli eklektyzm przestrzeni i uspokajająca moc natury – każde pomieszczenie w biurze powinno mieć odrębny charakter i funkcję tak, by odpowiadać na zróżnicowane potrzeby pracowników. Zaoferowanie kontaktu z naturą i organiczne wnętrza zrealizowane w stylu biofilia, pozwalają pracownikom wyciszyć się i „uziemić” szczególnie po stresującym zadaniu.

Może wydawać się, że zapewnienie wszystkich udogodnień dla pracowników biura w aspekcie fizycznym i psychicznym, jest dla pracodawcy wyłącznie kosztem; przeczą temu jednak zróżnicowane badania. Przykładowo z BCG COVID-19 Employee Sentiment Survey, 2020 wynika, że pracownicy, którzy byli w lepszej kondycji fizycznej z dwukrotnie wyższym prawdopodobieństwem utrzymali lub poprawili produktywność w pandemii BCG COVID-19 Employee Sentiment Survey, 2020, nawet w trybie pracy zdalnej.

Pracownicy rzadziej korzystający ze zwolnień – również tych wynikających z gorszej formy psychicznej, niższa rotacja w firmie, większa wydajność zespołu, to tylko niektóre z korzyści płynących z zadania o dobrostan pracowników, również w obszarze przestrzeni biurowej – dodaje Robert Zdunek.

Dobry plan biura i wykonanie biura lub profesjonalna firma aranżacyjno-wykonawcza to oczywiście spory koszt dla pracodawcy. Jednak to również jednorazowo ponoszona inwestycja pracodawcy w dobrostan i wydajność zespołu. Pracodawca, który z uważnością przygotuje projekt siedziby wzpierającej pracowników, zaoszczędzi w dłuższym okresie na koszty bezpośrednich i pośrednich wynikających z m.in. nieobecności w pracy, zastępstw, opóźnień, niższej wydajności, czy wynagrodzeń chorobowych.

GoodRoom – dostawca fit-out Warszawa i cała Polska