Czy warto ponieść koszty inwestycji w biuro pod klucz?

Biura i lokale komercyjne pod klucz należą do najbardziej wymagających realizacji. Są to inwestycje na lata, szczególnie, gdy w grę wchodzi nietania lokalizacja jak Warszawa. Często bardziej opłacalna okazuje się realizacja z  profesjonalnym dostawcą Design and Build mimo, że wymaga poniesienia dodatkowych kosztów agencji pośredniczącej. Jak to możliwe? Jest kilka powodów.

Fit out, stosowany poniekąd zamiennie z pojęciem design &  build, jest usługą polegającą na dostosowaniu powierzchni do potrzeb właściciela lub najemcy. Jest to usługa kompleksowa – aranżacja przestrzeni, która jest w pełni dostosowana do preferencji i potrzeb klienta, dobór i montaż elementów wykończeniowych, modernizacja instalacji technicznych, prace wykończeniowe, zarządzanie projektem i dostawcami, kosztorysowanie i kontrola budżetu. A to wszystko jest realizowane przez specjalistów, co oczywiście pociąga za sobą dodatkowe koszty, ale również  generuje oszczędności i wymierne korzyści.

Co w związku z tym jest bardziej efektywne – samodzielna realizacja biura bezpośrednio z wykonawcą budowlanym czy realizacja projektu z dostawcą fit-out jako agencją pośredniczącą w procesie?

Aranżacja przestrzeni biurowej to inwestycja na lata, która powinna w pełni spełniać potrzeby inwestora i użytkowników. Część projektów wymaga, żeby urządzić lokal biurowy lub lokal komercyjny  z zastosowaniem materiałów odpornych na intensywne używanie lub/i z planem funkcjonalnym odpowiadającym na wymogi prawne. Aranżacja powinna również brać pod uwagę wzmocnienie marki danej firmy, jako jeden z elementów employer branding.

To wszystko sprawia, że inwestorowi trudno jest w sposób skuteczny samodzielnie zaprojektować biuro, które będzie: trwałe, nietuzinkowe, wzmacniające markę i zapewniające zgodność z wymogami prawnymi. Przeciętny wykonawca budowlano-wykończeniowy nie podejmuje się wyzwania projektowania biura, ponieważ z jednej strony nie ma takich kompetecji wewnątrz swojej organizacji, z drugiej – bardziej efektywne finansowo jest dla niego skupienie się na usługach, które zna i ma je zoptymalizowane operacyjnie, czyli wyłącznie wykonawstwie.

Kompleksowa realizacja biura w modelu Zaprojektu – Wybuduj gwarantuje urządzenie biura w najwyższym standardzie tak, by rozwiązania były zarówno praktyczne, jak i estetyczne oraz idealnie odzwierciedlały potrzeby i plany inwestora.

Praca z profesjonalnym dostawcą fit-out pozwala wygenerować oszczędności na negocjacjach materiałów ze stałymi dostawcami wyposażenia. Dostawca usług Zaprojekt i Wybuduj umożliwia korzystanie z atrakcyjnych cen oraz wysokich rabatów wynikających ze stałej współpracy. Inwestor korzysta z produktów wyselekcjonowanych i sprawdzonych w wielu realizacjach fit-out, które charakteryzują: jakość, wygląd i odpowiednia cena.  Nie ma takiej gwarancji w przypadku standardowego wykonawcy usługi wykończeniowej, ponieważ tego rodzaju dostawcy zazwyczaj pracują przy projektach nieskobudżetowych; ze względu na zakupy hurtowe mogą wygenerować pewne oszczędności na materiałach budowalnych, jednak te stanowią realtywnie małą część całkowitego budżetu projektu fit-out. Dużo cięższe w koszcie projektu są realizacje związane m.in. z zabudowami meblowymi, wysokiej jakości ladami recepcyjnymi, wykończeniami z kamienia naturalnego, czy elementy dekoracyjne w oświetleniu i ścianach przygotowane na specjalne zamówienie.

Powierzenie projektu dostawcy Design and Build zaskakująco pozwala na wygenerowanie oszczędności również w zakresie zarządzania projektem. Pracownik biurowy, na przykład działu Logistyki lub Administracji, prowadzący projekt aranżacyjno-wykończeniowy samodzielnie, oczywiście może zrobić to bezbłędnie i skutecznie, ale jego pensja, stres związany z realizacją oraz ryzyko przedłużenia się projektu wynikające z małego doświadczenia w pracy z dostawcami materiałów i ekipami wykończeniowymi, generuje koszty znacznie wyższe, niż wynikający z tego pożytek.

W dodatku w tym przypadku inwestor ryzykuje utratą pracownika biurowego, ponieważ takie projekty potrafią być bardzo obciążające dla osoby spoza branży.

Dzięki firmom fit-out praca nad projektem jest bardziej efektywna. Profesjonalna firma fit out oferuje bogaty asortyment oraz swobodę i komfort wyboru wyposażenia i dostawców; ma sprawdzone kontakty z dostawcami; potrafi skutecznie prowadzić projekty aranżacyjno-wykonawcze i kontrolować koszty projektu wykończeniowego. Niekażdy, nawet najbardziej lojalny pracownik biurowy, ma odpowiednie doświadczenie i kompetencje.

Dodatkowo realizacja projektu z dostawcą fit-out pozwala na skupienie się na tzw. core biznesie inwestora, który może w czasie trwania realizacji fit-out wygenerować znacząco wyższe zyski z działalności operacyjnej niż oszczędności wynikające z samodzielnego wykonania biura.

Średniej wielkości biuro od 200-500 m2 w przypadku powierzchni w budynkach klasy A w Warszawie można wynająć średno za 65-120 zł/ m2 w zależności od lokalizacji. Przykładowo w biurowcu Widok Towers w Warszawie od 4346 euro (niecałe 20 tys. zł) za biuro o powierzchni 230 m2. Ceny biura za powierzchnię w biurowcu klasy B lub C w Warszawie zaczynają się od 30 zł/m2.

Cena wykonania biura pod klucz zależy w największej mierze od wyposażenia zawartego w projekcie, czyli standardu wykonania przestrzeni. Sama projekt biura przygotowany przez profesjonalną agencję architektoniczną lub projektantów wnętrz to zazwyczaj koszt między 25’000 a 70’000 zł netto przy średniej wielkości biura. Koszt usługi projektowania aranżacji zazwyczaj jest wyższy, jeśli dostawca wykonuje sam plan aranżacji, bez wykonawstwa. W przypadku realizacji fit-out, koszt projektu zazwyczaj zostaje niejako „wciągnięty” w pełny zakres realizacji i jest odpowiednio niższy, ponieważ zaangażowany zespół fit out i tak poświęca czas na wizje lokalne oraz ustalenia i negocjacje z inwestorem. To jeden z elementów oszczędności w pracy z dostawcą fit-out.

Średnio przyjmuje się, że koszt wykonania biura za metr kwadratowy zaczyna się od 1000 zł, ale, w zależności od standardu wykończenia, bywają realizacje z kosztem 5000 zł/m2. Dobry dostawca fit-out służy inwestorowi radą w zakresie opłacalności projektu wykończenia; potrafi doradzić, w które materiały i elementy warto inwestować, a na których można oszczędzić.

Koszt usługi fit-out może stanowić dodatkowo od 5 do 20% w wadze kosztów projektu aranżacyjno-wykończeniowego.

Podsumowując oszczędności generowane w pracy z dostawcą fit-out biura pod klucz wynikają m.in. z:

• stałej współpracy z dostawcami materiałów budowlanych i wykończeniowych i związanymi z tym rabatami;
• skutecznych negocjacji z dostawcami już na etapie kosztorysowania;
• większej trwałości i efektywności użytych materiałów;
• efektywności i funkcjonalności aranżacji powierzchni biura, co przekłada się na wyższą wydajność i lojalość pracowników i klientów;
• krótszych terminów realizacji projektu wykończenia biura i wyższej terminowości, co pozwala na szybszą przeprowadzkę;
• umożliwienia inwestorowi i jego pracownikom skupienie się na podstawowej działalności operacyjnej firmy;
• ograniczenia ryzyka inwestycji;
• utrzymania gwaracji na sprzęt i wyposażenie zastosowane w projekcie fit-out;
• ograniczenia stresu pracowników inwestora;
• krótszych terminów dostaw;
• niższych kosztów ekip wykonawczych;
• niższa cena samego projektu aranżacji;
• korzystania z know-how dostawcy w zakresie rozwiązań.

Oszczędności wygenerowane dzięki współpracy z profesjonalnym dostawcą fit-out  potrafią z nawiązką zrekompensować koszt zatrudnienia takiej firmy. Jednak, co najważniejsze, ograniczają ryzyko inwestora i minimalizują stres jego pracowników.