Cowork i open space
– tak, ale tylko w wersji wyciszonej

Open space, swego czasu rekomendowany jako najbardziej efektywny plan biura, już dawno został odłożony do lamusa. Otwarty model biura nie sprawdził się jako hałaśliwy, rozpraszający, stresujący i męczący. W open space pracownicy narzekają na brak prywatności i zbyt małą przestrzeń dla siebie. Komunikacja pozornie jest szybsza i bardziej „otwarta”, ale rozmowy dotyczą wyłącznie spraw zawodowych i są płytsze. W ten sposób pracownicy mają ograniczone możliwości budowania relacji i tworzenia zespołu, a to przekłada się bezpośrednio na spadek ich efektywności i wydajności oraz straty pracodawcy. Aż w 90% badań przejście na plan otwarty postrzegane było jako zmiana negatywna. Zwiększało również prawdopodobieństwo konfliktów w obrębie zespołu.

Z powodu „porażki” otwartego biura, część pracodawców zdecydowała się na powrót do gabinetów, wpadając w drugą skrajność. Dodatkowo zdalna praca i pandemiczna izolacja odsunęły jeszcze mocniej ludzi od siebie. Tym razem wielu pracowników dosłownie pozamykało się we własnych pokojach.

Jak zwykle złoty środek daje największe korzyści. Zarówno energia open space, jak i zacisze gabinetów mają swoje zalety. Pracownik potrzebuje wyciszenia, ale również interakcji z innymi i przestrzeni na budowanie relacji. Otwarte biura pozostają bardziej efektywne finansowo, ale mają demotywują pracowników. Optymalna wydaje się mieszanka, szczególnie w dobie pracy hybrydowej, gdy wyjście do biura to między innymi okazja do spotkania się ze współpracownikami. W kierunku elastyczności wyboru idą dzisiejsze biura prywatne, ale również serwisowe biura typu cowork.

Nowoczesne biuro w Warszawie i w innych miastach to już nie hałaśliwa, całkowicie otwarta przestrzeń, ani zamknięte drzwi gabinetów, to multifunkcjonalna, mobilna przestrzeń, która pozwala na zróżnicowane modele pracy zgodne z preferencjami różnych grup użytkowników, rodzajem aktualnie prowadzonego projektu, a nawet samopoczuciem pracownika danego dnia. Pomaga w tym nowoczesne wyposażenie biura takie jak produkty akustyczne – mówi Robert Zdunek, Managing Partner GoodRoom Sp. z o.o.

Elastyczne biuro pod względem planu przypomina open space, na co wskazuje minimalna liczba ścian działowych. Obowiązuje tu zasada udostępnienia tzw. hot desk, czyli miejsc ze swobodnym dostępem, bez przypisania stałych stanowisk. Z reguły hot desków mniej niż pracowników, a rotacyjność wymusza stosowanie „polityki czystego biurka”. Jednak, aby zapewnić pracownikom komfortowe warunki, w tym rozwiązaniu należy udostępnić zamykane szafki, zabudowy meblowe i systemy przechowywania.

Przemyślane i efektywne biuro powinno mieć zróżnicowane pomieszczenia i przestrzenie, w tym sale konferencyjne do pracy zespołowej, strefy ciszy i pracy własnej, komfortowe strefy spotkań.

Praca w open space wiąże się z wysokim poziomem hałasu i nadmiernym zasięgiem przestrzennym dźwięków. Obu można zaradzić, dzięki wykorzystaniu nowoczesnego wyposażenia biurowego. Produkty akustyczne wyznaczają przeznaczenie poszczególnych stref biura bez konieczności stawiania fizycznych ścian, trudno modyfikowalnych w przyszłości. Pozwalają również na częściowe lub całkowite wyciszenie przestrzeni pracy.

Coworking i open space są możliwe do ogrania i korzystne zarówno dla pracodawcy jak i pracownika, ale tylko przy odpowiednim ich zaprojektowaniu i wyposażeniu. Kluczem do sukcesu jest model lifespace, czyli umiejętne strefowanie i podział przestrzeni na obszary pracownicze i rekreacyjne, spójne z naturalnymi potrzebami pracowników – dodaje Robert Zdunek.

Ścianki działowe i panele akustyczne oraz miękkie materiały o nieregularnej powierzchni są bardzo popularną opcją do zapewnienia ciszy i spokoju w otwartej przestrzeni i nadania jej kameralnego, ciepłego charakteru. Niewielkie kabiny dźwiękochłonne zastąpią trudne niekiedy do wyodrębnienia pokoje cichej pracy, mogą także posłużyć za dodatkowe stanowiska.

Ogromnym zainteresowaniem cieszą się budki akustyczne, spełniające funkcję cichych pokoi. Budki zapewniają komfort pracy, prywatnych rozmów i spotkań, nie burząc swobody, otwartości i transparentności przestrzeni.

Akustyczne salki z kolei spełnią funkcję pomieszczeń konferencyjnych lub miejsc zaprojektowanych z myślą o wewnętrznych spotkaniach.

Produkty akustyczne są rozwiązaniem spójnym z ideą pracy dynamicznej; gwarantują elastyczność przestrzeni, ale również ocieplają jej charakter – mówi Robert Zdunek. 

Podsumowując, nie istnieje uniwersalny model, który zaspokoi wszystkie potrzeby każdej instytucji i grupy. Pewne jest jednak, że ani open space ani praca w zamkniętych pokojach odciętych od pozostałych pracowników nie są dobrym rozwiązaniem w tworzeniu planu biura. Open space mocno ogranicza decyzyjność jednostki w zakresie kontrolowania środowiska pracy, jest postrzegany jako najmniej wspierający skupienie, koncentrację i relacje. Indywidualne gabinety oddalają od polityki „otwartych drzwi” i dają wrażenie niedostępności.

Każde biuro powinno być skrojone na miarę danej organizacji, czemy służy usługa fit-out, w której dostawca aranżacji biura analizuje potrzeby użytkowników firmy i do nich dopasowuje layout przestrzeni – mówi Robert Zdunek.

Wszystkie trendy jednak idą w stronę elastycznej przestrzeni i umożliwienia użytkownikom kontroli nad preferowanym przez nich sposobem pracy. W tym celu przydają się m.in. produkty akustyczne, za pomocą których można w łatwy sposób wyodrębnić miejsca pracy indywidualnej lub grupowej burzy mózgów, bez konieczności stawiania trwałych ścian.